Cadastrar uma conta de ferramenta

Resultado: uma linha de Tool, uma de Tool Workspace e uma de Tool Account, vinculadas entre si e com os ids que a própria ferramenta usa. As automações casam por esses ids, não por nomes. Este guia é para quem administra as ferramentas do grupo.

Antes de começar

• Abra a página de administração da ferramenta para copiar o id do workspace e o id da conta.
• Saiba o tipo da conta: de uma pessoa (human), login usado por várias pessoas (shared), usuário de app ou bot (bot) ou identidade de máquina para integrações (service).
• Em conta bot ou service, a credencial fica na ferramenta ou num cofre de segredos. Você não vai colá-la em lugar nenhum desta base.

Passos

1. Abra Data → Tool → External e procure o produto. Se não existir, adicione uma linha com Name como o fornecedor publica e uma Description curta. Deixe Secret Ref vazio, a menos que tenha um caminho de cofre.
2. Abra Data → Tool Workspace → Grid view e procure o tenant. Se não existir, adicione uma linha: vincule uma Tool, vincule a Company por trás do tenant e cole External Identifier da página de administração. Preencha Controller (Person) e Legal Owner (Person) quando souber. Name se preenche sozinho.
3. Abra Data → Tool Account na view da sua ferramenta (Slack accounts, Cal.com accounts) ou em By Workspace. Procure primeiro o External Identifier; a base não rejeita duplicatas.
4. Adicione a conta: Display name como a ferramenta mostra, Tool, Workspace, External Identifier, Login Alias quando a conta faz login, e Kind. Escolha unresolved em vez de adivinhar.
5. Deixe Access Token e Secret Ref vazios. Toda view de Tool Account mostra Access Token; não capture tela nem exporte essas views.
6. Se houver uma pessoa por trás da conta, siga para Vincular uma conta a uma pessoa.

Confira o resultado

• Name do Tool Workspace fica Company - Tool - External Identifier, e Workspace URL não contém o texto missing.
• Name da Tool Account fica Display name - Tool - Company. Workspace (External Identifier) mostra o id do workspace.
• A conta aparece na view da ferramenta, por exemplo Slack accounts, que filtra Tool = Slack.

Corrija

• Name está errado: corrija os campos que o compõem. Name é fórmula nas duas tabelas.
• Name termina com um id em vez da empresa: a conta não tem Workspace, ou o workspace não tem Company.
• Você criou uma duplicata: mova vínculos, assentos e principals para a linha que vai ficar e confira a Automation: Lead Source do CRM antes de apagar a outra, porque o CRM direciona agendamentos do Cal.com por essas contas.
• Você colou uma credencial por engano: limpe a célula, troque a credencial na ferramenta e avise quem mantém a base. O sync pode já tê-la copiado para o CRM.

Próximos passos

Vincule a conta · Direcione um vendedor do Cal.com no CRM · Referência de Tool Account