Email Capture

O Email Capture guarda o registro dos e-mails entre vendedores e clientes. O Google Workspace copia todo e-mail externo enviado ou recebido por um membro do grupo sales-crm@snackprompt.com para a caixa de captura non-reply@snackprompt.com. Este workflow lê essas cópias, acha o vendedor e o cliente nos sistemas e entrega cada e-mail ao Communication — Record Email, que grava uma Message no Communication e uma Interaction por thread no CRM. Depois marca o e-mail no Gmail com um marcador de status. Nunca cria uma pessoa e nunca apaga e-mail.

O workflow está ativo desde 06/11/2026. Antes de ativar guarda a lista de preparação e o que ainda falta. Ele substitui o Email Logging, que precisava de uma credencial do Gmail por vendedor.

O maintainer do Communication cuida da caixa de captura e das Messages; o do CRM cuida das Interactions e das regras de follow-up; o do Tooling and Access cuida da Tool Account de cada vendedor.

Fluxo

Gerado da versão do n8n do quadro acima: cada caixa é um nó e cada seta é uma ligação no n8n. Pílulas rosa são gatilhos, hexágonos amarelos são nós If e Switch com as saídas nas setas, cilindros azuis leem (Airtable, Data Table, HTTP GET), cilindros verdes gravam, caixas roxas chamam outro workflow e setas tracejadas são saídas de erro.

flowchart TD
  subgraph g0["Ler a caixa de captura"]
    n1(["Gmail Trigger"]):::trigger
    n0["Config"]:::logic
    n6["List Labels"]:::logic
    n7["Normalize"]:::logic
  end
  subgraph g1["Resolver e registrar"]
    n9["Resolve CRM Context<br/><small>CRM — Resolve Context</small>"]:::subflow
    n2{{"Known Person?"}}:::decision
    n8["Record Email<br/><small>Communication — Record Email</small>"]:::subflow
  end
  subgraph g2["Marcadores de status"]
    n5["Label Registered"]:::logic
    n4["Label No Match"]:::logic
    n3["Label Error"]:::logic
  end
  n1 --> n0
  n0 --> n6
  n6 --> n7
  n7 --> n9
  n9 --> n2
  n2 -->|sim| n8
  n2 -->|não| n4
  n8 --> n5
  n8 -.->|erro| n3
  classDef trigger fill:#fde7f3,stroke:#d6409f,color:#111
  classDef decision fill:#fff7e0,stroke:#c99a00,color:#111
  classDef read fill:#e8f1ff,stroke:#3b82f6,color:#111
  classDef write fill:#e7f8ee,stroke:#16a34a,color:#111
  classDef subflow fill:#f3e8ff,stroke:#9333ea,color:#111
  classDef wait fill:#f1f1f1,stroke:#888,color:#111
  classDef logic fill:#ffffff,stroke:#999,color:#111

Sistemas que ele toca

Este workflow não lê nem grava nenhuma tabela do Airtable diretamente. Ele lê o Gmail e chama dois sub-workflows que fazem o trabalho no Airtable.

Como as cópias chegam na caixa

Duas regras de roteamento no Admin Console do Google Workspace copiam o e-mail dos membros de sales-crm@: uma para o enviado, entregue em non-reply+crm-out@, e outra para o recebido, entregue em non-reply+crm-in@. A cópia leva três headers: X-capture-source: external-contacts, X-capture-direction (outbound ou inbound) e, nas cópias recebidas, X-Gm-Original-To com o endereço do vendedor. A cópia do cliente não leva nenhum deles. Filtros do Gmail na caixa de captura marcam as cópias com CRM/CRM - Outbound e CRM/CRM - Inbound e pulam a caixa de entrada. E-mail entre domínios internos não é copiado.

Gatilho e configuração

O Gmail Trigger consulta a caixa de captura a cada minuto com a busca deliveredto:non-reply+crm-out@snackprompt.com OR deliveredto:non-reply+crm-in@snackprompt.com (os mesmos endereços dos filtros do Gmail), lidas e não lidas, e devolve as mensagens completas com headers. Cada cópia nova é um item.

O Config define cinco valores que os nós seguintes leem: mailbox (o endereço de captura), internalDomains (domínios da empresa separados por vírgula) e os nomes dos três marcadores de status: labelRegistered, labelNoMatch e labelError.

O List Labels lê a lista de marcadores da caixa uma vez por execução, para o Normalize converter os nomes nos ids que os nós Label precisam.

O que o Normalize mantém

Quando todas as cópias de uma consulta são descartadas, a execução termina no Normalize.

Resolver e registrar

O Resolve CRM Context chama o CRM — Resolve Context uma vez por e-mail com o endereço do vendedor, o endereço e o nome da contraparte. Ele devolve a Membership e a empresa do vendedor, a pessoa, a empresa da pessoa e o Deal aberto, mais notas.

O Known Person? só segue quando a pessoa foi achada no mirror People do CRM. O Record Email então chama o Communication — Record Email com o e-mail normalizado e o contexto. Esse sub-workflow grava a Message e a Interaction e aplica a tag email-log-n8n.

Marcadores de status

Os nós Label adicionam o marcador na cópia da caixa de captura. Quando um nome de marcador do Config não existe no Gmail, o nó Label não tem id para adicionar e segue sem erro. Nenhum nó tira marcadores, marca como lida ou apaga e-mail: o Evidence URL da Interaction aponta para a thread nesta caixa.

Nós

O workflow tem 11 nós: 10 que executam e uma nota adesiva. Num nó If, a saída 0 é verdadeiro e a saída 1 é falso. O Record Email tem uma segunda saída para erros.

Ligações

Configurações e tratamento de erro

Antes de ativar

Lacunas conhecidas

Estas vêm da configuração dos nós e do lado Google.

Recuperar uma gravação parcial

Manter esta página em dia

O quadro no topo mostra a versão do n8n que esta página descreve. Abra o workflow no n8n: quando o último salvamento dele é mais novo que a data do quadro, esta página está desatualizada até a próxima revisão. Todos os nós e todas as ligações dessa versão estão em Nós e Ligações.