Communication — Record Email

O Communication — Record Email grava um e-mail capturado nos sistemas. Ele cria ou atualiza uma Message no Communication, com chave no Message-ID do e-mail, e uma Interaction no CRM por thread, com chave no link da thread. Liga a Message às pessoas que escreveram e receberam e a Interaction à pessoa, à empresa dela, ao Deal aberto e à Membership do vendedor, e anda a data de follow-up: responder hoje quando o cliente escreveu, conferir de novo em três dias depois da primeira mensagem que o vendedor mandou. Os dois registros levam a tag email-log-n8n. Nunca cria uma pessoa nem um Deal.

É um sub-workflow: roda quando o Email Capture o chama com um e-mail normalizado e o contexto do CRM — Resolve Context.

O maintainer do Communication cuida das Messages; o do CRM cuida das Interactions e das regras de follow-up.

Fluxo

Gerado da versão do n8n do quadro acima: cada caixa é um nó e cada seta é uma ligação no n8n. Pílulas rosa são gatilhos, hexágonos amarelos são nós If e Switch com as saídas nas setas, cilindros azuis leem (Airtable, Data Table, HTTP GET), cilindros verdes gravam, caixas roxas chamam outro workflow e setas tracejadas são saídas de erro.

flowchart TD
  subgraph g0["Pedido e buscas"]
    n13(["Record Request"]):::trigger
    n1["Config"]:::logic
    n0["Build Lookups"]:::logic
    n9[("Find Message<br/><small>GET Communication Message</small>")]:::read
    n7[("Find Interaction<br/><small>GET CRM Interaction</small>")]:::read
    n6[("Find External People<br/><small>GET Communication Person</small>")]:::read
    n5[("Find Accounts<br/><small>GET Communication Tool Account</small>")]:::read
    n14["Resolve Accounts"]:::logic
    n8[("Find Internal People<br/><small>GET Communication Membership</small>")]:::read
    n12["Prepare"]:::logic
  end
  subgraph g1["Message do Communication"]
    n11{{"Message Exists?"}}:::decision
    n17[("Update Message<br/><small>PATCH Communication Message</small>")]:::write
    n4[("Create Message<br/><small>POST Communication Message</small>")]:::write
    n2["Continue"]:::logic
  end
  subgraph g2["Interaction do CRM"]
    n10{{"Interaction Exists?"}}:::decision
    n16[("Update Interaction<br/><small>PATCH CRM Interaction</small>")]:::write
    n3[("Create Interaction<br/><small>POST CRM Interaction</small>")]:::write
    n15["Result"]:::logic
  end
  n13 --> n1
  n1 --> n0
  n0 --> n9
  n9 --> n7
  n7 --> n6
  n6 --> n5
  n5 --> n14
  n14 --> n8
  n8 --> n12
  n12 --> n11
  n11 -->|sim| n17
  n11 -->|não| n4
  n17 --> n2
  n4 --> n2
  n2 --> n10
  n10 -->|sim| n16
  n10 -->|não| n3
  n16 --> n15
  n3 --> n15
  classDef trigger fill:#fde7f3,stroke:#d6409f,color:#111
  classDef decision fill:#fff7e0,stroke:#c99a00,color:#111
  classDef read fill:#e8f1ff,stroke:#3b82f6,color:#111
  classDef write fill:#e7f8ee,stroke:#16a34a,color:#111
  classDef subflow fill:#f3e8ff,stroke:#9333ea,color:#111
  classDef wait fill:#f1f1f1,stroke:#888,color:#111
  classDef logic fill:#ffffff,stroke:#999,color:#111

Sistemas que ele toca

Toda chamada ao Airtable é um nó HTTP Request com uma credencial de token do Airtable. As leituras filtram pelo nome do campo: {External Message Id} em Message, {Evidence URL} em Interaction, {Email} no mirror Person {Login Alias} e {Tool} no mirror Tool Account, e {Membership ID} e {Company Email} no mirror Membership. As gravações usam ids de campo. Renomear um dos campos lidos quebra a busca sem erro: o nó não devolve registro e o fluxo cria uma duplicata.

Entrada e configuração

O Record Request recebe dois objetos de quem chama: message, o e-mail normalizado (direção, vendedor, contraparte, Cc externos, participantes internos, Message-ID, id e link da thread, assunto, corpo, snippet, enviada em), e context, o contexto do CRM (membership, empresa responsável, pessoa, empresa da pessoa, Deal, notas).

O Config guarda os ids de registro que as gravações precisam: channelId (o Channel do Communication da caixa de captura) e tagCommunicationId e tagCrmId (a tag email-log-n8n em cada base).

Buscas

O Build Lookups monta três fórmulas. A chave da Message é o RFC Message-ID, ou o id do Gmail quando o header falta. O Find Message procura, em uma chamada, a Message com esse External Message Id e a Message cujo External Message Id é o header In-Reply-To do e-mail, quando o header existe. O Find Interaction procura uma Interaction cujo Evidence URL é o link da thread. O Find External People procura, em uma chamada, a contraparte e todos os endereços externos em Cc no mirror Person do Communication. O Find Accounts procura, em uma chamada, o vendedor e todos os participantes internos no mirror Tool Account, pelo Login Alias entre as contas Google Workspace. O Resolve Accounts lê o Bound Membership ID de cada conta achada, e o Find Internal People lê essas Memberships no mirror Membership, por Membership ID ou por Company Email, para chegar à Person por trás de cada endereço interno.

Gravar a Message

O Message Exists? manda o item para o Update Message quando o Find Message achou uma, e para o Create Message nos outros casos. O Continue então passa o item preparado para a parte do CRM.

Uma segunda captura do mesmo Message-ID acontece quando outra conta interna estava em cópia: o Google entrega uma cópia por destinatário interno. Nesse caso o Update Message muda só o About Keys, juntando as linhas novas de account: e participant: às existentes, e o Participants (Account), somando as contas da cópia nova. Nada mais na Message é tocado.

Gravar a Interaction

O Interaction Exists? manda para o Update Interaction quando uma Interaction já tem este link de thread, e para o Create Interaction nos outros casos. Uma thread é uma Interaction: o Date e o Result dela seguem a última mensagem processada.

“Hoje” é a data UTC no momento do processamento. O Result informa o que foi gravado: o id da Message, o id da Interaction e se cada um foi atualizado ou criado.

Campos gravados

Message do Communication (Create Message)

O Update Message grava só o About Keys e o Participants (Account), como descrito acima.

Interaction do CRM

Toda gravação manda typecast: true: um valor de select que ainda não existe é criado como opção nova.

Nós

O workflow tem 19 nós: 18 que executam e uma nota adesiva. Num nó If, a saída 0 é verdadeiro e a saída 1 é falso.

Ligações

Configurações e tratamento de erro

Antes de ativar

Lacunas conhecidas

Recuperar uma gravação parcial

Manter esta página em dia

O quadro no topo mostra a versão do n8n que esta página descreve. Abra o workflow no n8n: quando o último salvamento dele é mais novo que a data do quadro, esta página está desatualizada até a próxima revisão. Todos os nós e todas as ligações dessa versão estão em Nós e Ligações.